索引號: 003229257/201812-00351 組配分類: 意見征集(面向部門)
發布機構: 市政府辦 主題分類: 文化、廣電、新聞出版  通知  
名稱: 關于征求《關于加強市本級政府投資計劃項目檔案工作的意見(征求意見稿)》修改意見的函 信息來源: 六安市檔案局監督指導科
文號: 關鍵字: 檔案  驗收  檔案局  項目  單位  
發布日期: 2018-12-03 15:21:55 訪問量: 26
發布時間:2018-12-03 15:21:55
關于征求《關于加強市本級政府投資計劃項目檔案工作的意見(征求意見稿)》修改意見的函

 

為加強市本級政府投資計劃項目尤其是市重點工程建設管理局主管項目檔案工作,市檔案局、市重點工程建設管理局、市城市建設檔案館研究起草了《關于加強市本級政府投資計劃項目檔案工作的意見(征求意見稿)》,現發給你們征求修改意見。請于12月6日(周四)下午下班前,將修改意見書面反饋市檔案局,并注明聯系人及聯系方式。

聯 系 人:高可源

聯系電話:0564-3350028

傳    真:0564-3379190

 

附件:關于加強市本級政府投資計劃項目檔案工作的意

見(征求意見稿)

 

                                                  六安市檔案局

                                                  2018年12月3日

 

附件

 

關于加強市本級政府投資計劃項目檔案工作的意見

(征求意見稿)

 

為認真貫徹落實《六安市本級政府投資計劃項目管理導則》(六政秘〔2018〕64號),經市檔案局、市重點工程建設管理局、市城市建設檔案館研究,就加強市本級政府投資計劃中重點工程建設管理局主管項目(以下簡稱“重點局建設項目”)檔案工作,提出如下意見:

一、指導思想

檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作,做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責。項目檔案是項目建設、管理過程中形成的有保存價值的歷史記錄,是項目合法合規性和建設質量的主要見證,也是項目審計、監督、管理、評估、責任追究及投入使用后運行、維修、改擴建和技改等工作不可缺少的重要依據和憑證。項目檔案工作是項目建設的重要組成部分,是整個項目管理不可缺少的關鍵環節之一。市重點局建設項目各參建方,應嚴格貫徹落實六安市人民政府《六安市本級政府投資計劃項目管理導則》文件要求,不斷強化和規范項目檔案工作,逐步形成“職責明確、制度健全、流程清晰、齊抓共管”的工作機制,確保檔案內容準確、材料齊全、業務規范、實體和信息安全,全面記錄、反映政府投資計劃項目建設全過程。

二、明確責任

根據《檔案法》《重大建設項目檔案驗收辦法》《建設工程文件歸檔規范》等規定,市重點局建設項目檔案工作職責主要為:

市檔案局是建設項目檔案工作行政管理部門,應嚴格按照《建設項目檔案監督指導工作指南》要求,做好項目檔案的登記管理、業務指導、人員培訓、檢(督)查和驗收,以及具體建設項目檔案業務標準和技術規范的指導審核和執行監督等工作。

市重點局作為建設單位,是項目建設過程檔案工作主體責任部門。全面負責檔案工作的組織領導,應將檔案管理工作納入項目建設管理程序和合同管理,監督指導各參建方檔案工作開展。建立健全檔案工作組織體系和制度體系,配備人、財、物等檔案管理資源,實施自檢、驗收申請、檔案移交等工作。要督促協調內設部門和參建單位,采取有效管控和考核措施,實現檔案管理與項目建設全程同步。

市城建檔案館是建設項目檔案歸屬流向單位,負責進館項目檔案質量的審核把關,相關業務標準和規定的貫徹執行和交接手續經辦事宜,業務上接受市檔案局監督指導。

勘察、設計、施工、監理等參建單位,具體負責合同約定內容形成文件材料的收集、整理、歸檔、移交等工作(項目實行總承包的,由總承包單位負責),參加建設項目檔案業務工作會議和培訓,服從并主動接受市檔案局、市重點局、市城建檔案館的工作監管和業務指導。

監理單位對監理范圍內文件材料和檔案的完整、準確、系統負有審核責任。

三、規范流程

(一)登記管理

市重點局在完成項目建議書審批后,及時向市檔案局報送《建設項目檔案管理登記表》(見附表1)辦理登記。市檔案局對登記信息進行核對和補充后,建立項目檔案管理信息庫,會同有關部門召開檔案工作交底會議。

(二)工作管理

依據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2008),《建設項目檔案管理規范》(DA/T28-2018),《國家檔案局 國家發展和改革委員會關于印發<建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法>的通知》(檔發〔2016〕11號),《建筑工程資料管理規程》(JGJ/T185-2009),《建設工程文件歸檔規范》(GB/T50328-2014)等規定,在市檔案局指導下,結合項目建設內容和程序,科學制定檔案管理辦法、分類方案、歸檔范圍、整理細則、移交審核程序等業務規范和標準。

市重點局應會同監理單位加強檔案整理環節檢查指導,適時組織檔案專項檢查,要求和督促參建單位按照“誰形成誰立卷”和“強化收集、簡化整理”的原則科學、規范檔案整理,對檔案的完整性、準確性、系統性、安全性、信息化等進行監控和指導。市檔案局、市重點局、市城建檔案館統籌開展業務指導和培訓,適時組織檢(督)查,督促檔案工作薄弱的單位落實檔案法律法規要求,及時整改到位。

(三)檔案交接

對“交鑰匙”工程,市重點局要在完成初步設計及概算審查后,及時接收前期文件材料,并與相關部門辦理交接手續,確保檔案的齊全完整。

勘察、設計、施工、監理等參建單位應按時完成項目檔案的規范整理歸檔,一般應形成兩套檔案資料,確保至少一套為全部原件,并對檔案的完整、準確、系統情況和案卷質量審查合格后,向市重點局提請交接。市重點局在辦理交接手續時要做好檢查核對工作(檔案移交清冊和移交情況匯總表見附表2、3)。

市重點局在項目竣工驗收備案之前,將驗收合格的一套檔案(原件)移交市城建檔案館,市城建檔案館對檔案質量審核把關后辦理相關手續。

(四)檔案驗收

驗收方式有兩種,一是由市檔案局組織檔案專項驗收,未經專項驗收或驗收不合格,市城建檔案館不予接收,項目不得進行竣工驗收,不得辦理產權登記。二是由市城建檔案館審查同意接收進館即視為驗收合格。根據各建設項目檔案工作開展情況,由市檔案局、市重點局、市城建檔案館商定具體驗收方式。

采取第一種驗收方式的,根據《安徽省重大建設項目檔案驗收工作程序》規定,項目檔案驗收應在項目竣工驗收3個月之前完成。開展檔案專項驗收的項目,其參建單位應準確把握好時間節點,及時完成檔案整理、向市重點局交接等事宜,確保檔案驗收順利進行。對投資規模大、檔案數量多(5000卷以上)的建設項目,視情況組織預驗收。

驗收條件和程序如下:

1.市重點局按照安徽省檔案局、安徽省發展和改革委員會《關于印發<安徽省重大建設項目檔案驗收工作程序>及<安徽省重大建設項目檔案驗收標準>的通知》(皖檔聯發〔2006〕7號)等規定組織檔案自檢合格后,向市檔案局提交驗收申請(含《建設項目檔案驗收申請表》,見附表4)。

2.在日常監管基礎上,對達到驗收標準的項目,在驗收前組織建設單位召開項目檔案驗收說明會,講解項目檔案驗收標準及具體要求。

3.市檔案局負責召集組成項目檔案驗收組(人數為不少于5人的單數)。召開驗收會議,通過聽取匯報、現場質詢、實地查驗、抽查案卷、查驗佐證材料等方式檢查項目檔案及檔案管理情況,經綜合評議、打分后,形成驗收意見。

4.市檔案局對驗收組形成的驗收意見進行審核。審核通過的項目及時制作發放相關文件和證書。因驗收過程存在明顯問題導致驗收意見未通過審核的,由市檔案局將驗收意見發回驗收組重新組織驗收。

驗收不合格的項目,由驗收組提出整改意見,要求各參建單位于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改。整改完成后,由市重點局重新提出驗收申請,市檔案局組織復驗。復驗后仍不合格的,不得向市城建檔案館移交,不得進行項目竣工驗收,并通報批評。造成檔案損失的,依法追究有關單位及人員責任。

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